Ab 2025 hat sich die Art, wie Rechnungen zwischen Unternehmen ausgestellt und verarbeitet werden, geändert. Die E-Rechnung wurde im B2B-Bereich Pflicht, und das betrifft nicht nur große Firmen, sondern auch kleine Betriebe, Start-ups und Selbständige. Wer sich rechtzeitig vorbereitet, kann von schnelleren Abläufen, weniger Fehlern und einfacherem Archivieren profitieren – und bleibt gleichzeitig auf der sicheren Seite gegenüber dem Finanzamt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung – auch elektronische oder digitale Rechnung genannt – wird komplett digital erstellt und verschickt. Anders als eine klassische Papierrechnung, die gedruckt und per Post versendet wird, läuft die Übermittlung einer E-Rechnung über digitale Wege, zum Beispiel per E-Mail oder über eine gesicherte Online-Plattform.
Es gibt verschiedene Formate: Manche E-Rechnungen sind PDF-Dateien als E-Mail-Anhang, andere werden in speziellen XML-Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD über Schnittstellen direkt in die Buchhaltungssysteme übertragen.
E-Rechnungen bringen sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Empfänger viele Vorteile: Sie werden schneller erstellt und versendet, sparen Kosten und Papier und lassen sich automatisch verarbeiten. Das erleichtert die Buchhaltung, reduziert Fehler und macht die Rechnungsabwicklung insgesamt effizienter.
Unterschied zwischen E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD
E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD sind alles Formen elektronischer Rechnungen, unterscheiden sich aber in Format, Standards und Einsatzbereichen.
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E-Rechnung: Der Oberbegriff für alle elektronisch erstellten und übermittelten Rechnungen. E-Rechnungen können z. B. als PDF per E-Mail verschickt oder in einem strukturierten Datenformat übermittelt werden.
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XRechnung: Ein offizieller Standard, entwickelt für den öffentlichen Sektor in Deutschland. Sie wird im XML-Format erstellt, digital übermittelt und enthält keinen menschenlesbaren Teil, sondern ist für die automatische Verarbeitung durch Software gedacht.
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ZUGFeRD: Ein Standard für den gewerblichen Bereich, entwickelt von der DIN-Norm. ZUGFeRD-Rechnungen kombinieren XML-Daten für die automatische Verarbeitung mit einem PDF-Dokument, das die Rechnung auch für Menschen lesbar macht.
Der Unterschied liegt also vor allem darin, dass die E-Rechnung der allgemeine Begriff ist, während XRechnung und ZUGFeRD spezielle Standards innerhalb dieser Kategorie darstellen. XRechnungen werden häufig im öffentlichen Bereich genutzt, ZUGFeRD vor allem im Handel und bei Unternehmen.
Es gibt außerdem weitere Formate, die international eingesetzt werden, z. B. UBL in Europa, PEPPOL in Norwegen oder Factur-X in Frankreich.
Wer muss E-Rechnungen nutzen?
Die Pflicht betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland stellen:
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Große Firmen
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Kleine Unternehmen und Start-ups
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Selbständige und Freiberufler
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnung erstellen, aber sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und korrekt zu archivieren.
Ab wann gilt die Pflicht?
Die Einführung erfolgt Schritt für Schritt:
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Ab 1. Januar 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
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2025–2027: Übergangszeit für bestimmte Unternehmen, Rechnungen können noch in anderen Formaten gestellt werden
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Ab 2028: E-Rechnung ist im B2B-Bereich verpflichtend
Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden sind derzeit nicht betroffen.
Was müssen Unternehmen tun?
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Software prüfen
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Kann die Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware E-Rechnungen empfangen?
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Unterstützt sie XRechnung oder ZUGFeRD?
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Rechnungsabläufe anpassen
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Prozesse für Eingangs- und Ausgangsrechnungen festlegen
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Digitale Verarbeitung in der Buchhaltung sicherstellen
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Rechnungen richtig aufbewahren
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Elektronische Rechnungen müssen 8 Jahre gespeichert werden
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Sie dürfen nachträglich nicht verändert werden
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Besonderheiten
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Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 € haben vereinfachte Pflichtangaben
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Reverse-Charge-Verfahren: Die Umsatzsteuer wird vom Leistungsempfänger gezahlt. Auf der Rechnung muss ein Hinweis stehen, z. B.: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)“
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Rechnungen ins Ausland: Hier gelten besondere Regeln je nach Land. Bei B2B-Rechnungen innerhalb der EU wird häufig das Reverse-Charge-Verfahren angewendet. Bei B2C-Rechnungen oder Lieferungen in Drittstaaten kann die Umsatzsteuer des jeweiligen Landes relevant sein.
Vorteile der E-Rechnung
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Schnellere Bearbeitung von Rechnungen
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Weniger Fehler in der Buchhaltung
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Einfachere Prüfung durch das Finanzamt
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Zukunftssichere digitale Prozesse