Rechnungen richtig schreiben: Was laut Gesetz unbedingt drauf muss
Für Selbständige, Freiberufler:innen und kleine Unternehmen ist die Rechnung ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung. Nicht nur, weil sie für dich Einnahmen dokumentiert, sondern auch, weil das Umsatzsteuergesetz (UStG) bestimmte Angaben vorschreibt.
Fehlen Pflichtangaben, kann das für Sie Nachteile bringen: Steuerliche Abzüge beim Kunden können entfallen oder das Finanzamt fordert Nachbesserungen.
Hier erkläre ich dir, was auf jede ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG gehört.
Was gehört in eine Rechnung? Die Pflichtangaben im Überblick
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird und dein Kunde Vorsteuer geltend machen kann. Hier ist eine Übersicht:
1. Name und Anschrift
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Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsausstellers (also Ihres Unternehmens)
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Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
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deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
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Diese Angabe ist besonders wichtig für die Vorsteuerabzugsberechtigung deines Kunden
3. Rechnungsdatum
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Das Datum der Rechnungsausstellung
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Hilft dir und deinem Kunden bei der zeitlichen Zuordnung für Buchhaltung und Steuer
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
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Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer
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Tipp: Nutze ein einfaches System, z. B. „2026-001, 2026-002“
5. Leistungsbeschreibung
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Was genau wurde geliefert oder geleistet?
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Menge, Art, Umfang und ggf. Zeitraum der Leistung
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Je genauer, desto besser – Missverständnisse vermeiden
6. Entgelt / Rechnungsbetrag
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Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer)
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Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
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Gesamtbetrag (inklusive Umsatzsteuer)
7. Zeitpunkt der Leistung
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Wann wurde die Leistung erbracht oder die Lieferung ausgeführt?
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Besonders wichtig, wenn das Rechnungsdatum vom Leistungszeitpunkt abweicht
8. Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)
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Wenn du umsatzsteuerbefreit bist oder eine Kleinunternehmerregelung nutzt, muss ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung stehen, z. B.:
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Besonderheiten und Ausnahmen nach §14 UStG
Es gibt bestimmte Situationen, in denen besondere Regelungen gelten. Zum Beispiel:
- Kleinbetragsrechnungen: Für Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen.
- Reverse-Charge-Verfahren: Umsatzsteuer wird vom Leistungsempfänger gezahlt (Hinweis auf der Rechnung erforderlich, z. B. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§13b UStG)
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Rechnungen ins Ausland:
Bei Rechnungen an ausländische Unternehmen oder Privatpersonen gelten besondere umsatzsteuerliche Regeln.
Entscheidend ist unter anderem:-
ob der Kunde Unternehmer oder Privatperson ist
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ob der Kunde innerhalb der EU oder in einem Drittland sitzt
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welche Leistung oder Lieferung erbracht wird
Häufig wird bei Leistungen an ausländische Unternehmer das Reverse-Charge-Verfahren (s.o.) angewendet. In diesem Fall wird keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen, stattdessen muss ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung stehen sowie die Umsatzsteuer-ID des Kunden.
Bei Rechnungen an Privatkunden im Ausland kann dagegen Umsatzsteuer des jeweiligen Landes anfallen (z. B. bei digitalen Leistungen oder über das OSS-Verfahren).
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Es ist wichtig, sich vor der Rechnungsstellung mit diesen Besonderheiten vertraut zu machen, um Fehler, Nachzahlungen oder Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
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bei Fragen kontaktiere mich gerne
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